La herramienta perfecta para el control del tiempo
Por: Luis Pinate
A menudo encaramos una actividad, un proyecto específico o simplemente nuestro día a día es agobiante y sentimos que no estamos siendo lo suficientemente efectivos a la hora de llevarlo a cabo.
Nos distraemos con facilidad, no encontramos el tiempo justo para trabajarlo o imponemos otras actividades por encima que nos alejan de objetivo final o de una rutina más ordenada.
Hay un mecanismo que podremos usar para centrarnos en una actividad a la vez durante un determinado lapso de tiempo: el timeboxing. ¿Qué es? Justamente esto que mencionamos al principio, la práctica de enfocarse en una sola tarea en un tiempo fijo y sin interrupciones. Una vez que estos minutos se terminaron, la actividad se interrumpe, descansamos y evaluamos qué logramos.
Ahora bien, ¿cómo podremos aplicar este mecanismo de manera efectiva para nuestros proyectos? A continuación vamos a detallar una serie de pasos que nos serán útiles.
01. TIPOS DE TIMEBOXING
¿Cuál es el correcto para nuestro proyecto? Dependerá en gran medida del objetivo que queramos cumplir. Sin embargo, existen tres técnicas conocidas que nos pueden servir de guía.
a) Técnica Pomodoro: asigna 25 minutos de trabajo por 5 de pausa.
b) Técnica de ritmos ultradianos: asigna 90 minutos de trabajo por 30 de pausa.
c) Técnica mixta: mezcla a la Pomodoro y la de ultradianos, en donde dentro de cada intervalo de 90 minutos se hacen tres mini-sesiones de 25 minutos por 5 de descanso entre ellas.
Identificar cuál es el apropiado para nosotros nos volverá más efectivos a la hora de realizar el trabajo
02. INCLUIRLO EN NUESTRO DÍA A DÍA
En una ocasión tuvimos un cliente que tenía dos trabajos y eso le generaba un estrés enorme por no disponer del tiempo necesario para desarrollar con efectividad las dos actividades. Luego de que empezáramos a aplicar el timeboxing, el tiempo le comenzó a sobrar.
El problema no es la cantidad de trabajo que tengamos en el día a día, sino cómo organizamos nuestro tiempo para hacerlo. Aplicando esta técnica podremos ordenar nuestra rutina y ser más eficientes. Por ejemplo, si tenemos dos empleos, podríamos disponer de la técnica de ultradianos y asignar dos o tres intervalos de 90 minutos al primer empleo y, por la tarde, otros dos o tres al segundo.
Lo importante a resaltar son dos cosas:
a) El principio será difícil. Como todo cambio, nos llevará un tiempo acostumbrarnos a esta nueva modalidad de trabajo, pero más temprano que tarde la incorporaremos a nuestra vida automáticamente. Además, es normal que al comienzo no sepamos cuánto tiempo nos llevará cada tarea. No importa, pronto lo sabremos y ajustaremos como sea necesario.
b) Si un aspecto de nuestro trabajo, por ejemplo, realizar los balances de una empresa, se nos complica y excede nuestro tiempo de 90 minutos, tenemos que dejarlo y seguir con la siguiente tarea. Ya tendremos lugar para terminarlo, pero ahora toca lo siguiente.
Tener nuestras tareas en cajas, con descansos mediantes y entender que cada asunto tiene su tiempo nos ahorrará muchos dolores de cabeza.
03. LAS PAUSAS IMPORTAN
Si estamos creando intervalos de trabajo para no hacer todo en un solo intento y evitar distraernos, es porque las pausas que tenemos como descansos tienen una significativa importancia. Entonces, cuando se cumpla el tiempo y toque liberarnos, es importante que de verdad lo hagamos y usemos esos 5 o 30 minutos (dependiendo la técnica que hayamos elegido) para hacer alguna actividad de ocio.
En ese tiempo podremos salir a caminar, mirar nuestro celular, prender la televisión, comer o cualquier otra actividad que nos abstraiga del trabajo, ya que en breve volveremos a la acción y debemos estar lo más concentrados posible.
04. DE A UNA ACTIVIDAD POR VEZ
Trabajar en varias funciones a la vez motiva el estrés y, por consiguiente, nuestro cerebro buscará alguna distracción rápida para relajarse. Es por esto que, al menos para comenzar, nos centraremos en realizar tareas separadas, de a una por vez, incluso solo una por intervalo de tiempo.
Lo ideal sería comenzar con aquellas actividades de alta importancia e intentar desarrollarlas constantemente a lo largo de todo el intervalo. En caso de terminarlas y aún tener tiempo, podremos pasar a otra, pero si no la podemos resolver, no la abandonaremos y continuaremos con ella.
Agregar otras funciones extras cuando no podemos resolver la primera nos agotará mentalmente y terminaremos por no concluir ninguna.
05. EVITAR LAS DISTRACCIONES
Nuestro intervalo de tiempo es sagrado. En esos minutos nuestra cabeza debe estar cien por ciento concentrada en el trabajo y en cómo resolver cada situación que se nos presente. Por tal motivo, es menester que no tengamos factores externos que nos distraigan, como por ejemplo un celular, la televisión, música demasiado ruidosa o cualquier agente que impida a nuestro cerebro concentrarse en su tarea. Piensa que tenemos los descansos para entretenernos con todo eso.
CONCLUSIONES
Luis Pinate Consultor Ejecutívo y Estratéga Agile Consultants Group Miami - Florida @agilecng
El timeboxing puede ser verdaderamente efectivo si lo aplicamos correctamente. Es una de las técnicas usadas regularmente para alcanzar nuestros objetivos de trabajo de manera más eficiente y sin interrupciones.
En este procedimiento entendemos que es fundamental dedicarnos a una tarea a la vez y que podamos decirle a nuestros cerebros que los necesitamos determinado tiempo concentrado, pero que luego habrá un descanso merecido.
Siempre lo complicado será el principio, pero una vez que nos acostumbremos a trabajar por tiempos y sepamos aprovechar nuestros momentos de pausa, la práctica se hará mucho más amena y nos volveremos altamente efectivos en lo que hagamos.
